Toplantılar Nasıl Verimli Hale Getirilir ?

​​Her sabah güne toplantı ile mi başlıyorsunuz? Yeni çalışma düzeninde günü toplantılarda geçirmekten şikayetçi misiniz? Ekibin bir araya geldiği yüz yüze toplantılara ihtiyacınız mı var? Peki toplantılar nasıl verimli hale getirilir?


Ekip uyumluluğu açısından oldukça önemli konular konuşulsa da verimsiz geçen her toplantı ekip için zaman kaybı ve maliyet demektir. Bunu önlemek adına yapacağınız uygulamalar ve dikkat edeceğiniz noktalar ile toplantılarınız katılımcıların dikkatle dinlediği, söz alıp yorum yaptığı, sorunların üstesinden kolaylıkla geldiği verimli buluşmalara dönüşebilir.


Konuşmacının Önemi

Bir dinleyicinin konsantrasyonu 17. dakikadan itibaren azalmaya başlar. Bu süreyi arttıracak kahraman ise konuşmacının ta kendisidir. Toplantı esnasında durağan bir ses tonuyla, uzun cümlelerle konuları anlatmak toplantıyı sıkıcı hale getirebilir. Bu yüzden kısa ve öz cümlelerle, enerjik bir şekilde moderasyon yapılmalıdır. Unutmayın ki en verimli toplantı 1 saati geçmeyen toplantıdır. Bunun yanı sıra, konuşmacı toplantı öncesinde ne kadar hazırlık yaparsa kendini o kadar güvende hisseder. Bu nedenle toplantılara yeterince hazırlanılmalı, mümkünse güncel bilgiler derlenmeli ve örneklerle konuya olan hakimiyet henüz konuşmanın başında belirtilerek dinleyiciler ikna edilmelidir. Toplantının verimini düşürmemek ve toplantı süresini uzatmamak adına toplantı öncesinde konuşulacak konularla alakalı bir ön bilgilendirme katılımcılara e-mail olarak atılabilir. Bu zaman alıcı olsa da toplantının verimini düşürmez.

Toplantı sırasında konuşmacı "Birazdan bu konuda detaylar vereceğim." gibi cümlelerle konuşmanın geleceğine dair merak uyandırabilir. Slaytlar, kısa videolar ve görüntülerle toplantıyı renklendirebilir, küçük esprilerle toplantıya biraz daha ilgi çekebilir. Bunların yanı sıra toplantı başında günün konuşulacak konuları belirlenip katılımcılara bu açıklanmalıdır, bu davranış gereksiz tartışmaların çıkmasına veya konuların uzamasına engel olacaktır. Birisi gündeme ilişkin olmayan ilginç bir konu ortaya attığında ise konuşmacı teşekkür edip bu konuyu e-mail olarak gönderirse daha fazla ilgileneceğini dile getirebilir. Bu davranışla karşınızdaki kişiye değer vermiş ve toplantı gündeminin dağılmasını engellemiş olursunuz.


Etkileşimin Önemi

Uzun toplantılarda, özellikle sürekli tek bir kişi konuşuyorsa dikkat sağlamak oldukça zordur. Verimi artırmak adına işe toplantı için bir plan belirleyerek başlanılabilir. İlk 10 dakika giriş yapıldıktan sonra etkileşime yer verilip ardından yeniden açıklamalara devam edilebilir veya sorular en son alınarak tartışma ortamı sağlanabilir. Katılımcılar kendilerinin de dahil olduğu sohbetlerde daha rahat dikkatlerini toplarlar bu yüzden onların soru sormasını, yorum yapmasını desteklemek için konuşmacı onların konu hakkındaki düşüncelerini merak ettiğini dile getirebilir.


Zaman Yönetiminin Önemi

Toplantıdan en yüksek verimi almanın yollarından biri de toplantı saatini iyi ayarlamaktır. Herkesin yorgun olacağı bir saatte gerçekleşen toplantı verimli geçmeyebilir. Genelde sabah saatleri toplantılar için en ideal olanıdır. Konuşmacı ara ara saati takip ederek süreyi olabildiğince planlandığı gibi kullanmaya çalışmalıdır. Toplantı sonunda toplantı notları belli bir klasörde saklanmalı (Drive vb.) katılımcılarla paylaşılmalı ve herkesin gerekli aksiyonları almak için sahip oldukları süre belirtilmelidir. Bir anlamda katılımcılar ödevlendirilmelidir. Böylece toplantıya dikkat vermeleri için katılımcılara da görev vermiş olunur.

Toplantıyı siz organize ettiyseniz toplantıya zamanında başlayın ve zamanında bitirin. Hatta biraz erken bitirmeniz itibarınızı artırabilir. Toplantı katılımcısı olduğunuzda ise toplantı takviminizi erken başlatın. Gün içinde saati birbirine çok yakın olan toplantılardan kaçının çünkü aksi halde yorulup devam eden toplantılara geç kalabilirsiniz.


Katılımcıların Önemi

Bir toplantıya katılımcı olarak katılıyorsanız ise toplantı odasına girmeden önce katılımcı listesini okuyun. Tanıdık olmayan isimleri araştırın. Gerekiyorsa LinkedIn’de aratın.


Her insan iletişim kurmaya ihtiyaç duyar. Yapılan toplantıların bir kısmını çalışanları emeklerinden dolayı takdir etmeye ayırmak motivasyonu büyük ölçüde arttır. Bu sayede katılımcılar hem kendilerini güvenilir hem de değerli hissederler. Yukarıdaki taktikleri uygulayarak hem daha verimli hem de daha mutlu ekip arkadaşlarına sahip olabilir, toplantılarınızda var olan potansiyelleri ortaya çıkarabilirsiniz.


Ekip toplantılarınızı, bir araya geldiğiniz etkinlikleri daha ilgi çekici kılmak, renklendirmek, çalışanlarınızın motivasyonunu arttıracak eğitim ve etkinliklerimizle dolu #makemydaykurumsal katalog talebi için bizimle iletişime geçebilirsiniz.




70 görüntüleme0 yorum

Son Paylaşımlar

Hepsini Gör